La maduración de un proyecto

1. INTRODUCCIÓN

En los proyectos es posible encontrar alguna de las siguientes situaciones, durante su ejecución:

• Reprocesos por diferentes causas (no definición precisa y congelada del alcance, cambios por la Dirección, errores en la ingeniería, falencias de integración, interferencias, falta de definición de las estrategias base, no aprobaciones base).
• Sobre costos.
• Materialización de riesgos.
• Reclamaciones continuas de los contratistas.
• Equipos y elementos de obra que no llegan a tiempo.

En el presente artículo se relacionan los diferentes pasos en cada una de las fases que componen el proceso de la maduración de un proyecto.

2. OBJETIVO

Presentar un resumen sobre los aspectos claves de la gestión de un proyecto que deben tenerse en cuenta para su adecuado y correcto desarrollo, desde el inicio hasta el cierre y entrega a la operación.

Nota: Este contenido es libre y puede ser utilizado en beneficio de quien lo necesite, señalando el texto, copiándolo y pegándolo en un archivo de texto. Fue escrito con base en el conocimiento y múltiples experiencias en gestión de proyectos por Jaime Granados Roa (Cel.: 57-320 916 4097, email: jgranados@diprotech.co). Cualquier sugerencia es bienvenida, no contiene derechos de autor.

3. EJEMPLO DE ENTENDIMIENTO

En la siguiente gráfica se ilustra lo que muchas veces se malentiende por una necesidad del cliente o usuario final:

4. QUÉ ES LA MADURACIÓN DE UN PROYECTO?

Es el desarrollo de un proyecto mediante un paso a paso metodológico de toma de decisiones, que permite ir asegurando progresivamente el proyecto.

Como beneficios se obtienen:

• Acotación, definición y detallamiento desde una fase temprana del alcance y su congelamiento.
• Identificación de las actividades (Cronograma) en forma preliminar, básica y detallada, para asegurar el seguimiento y control del proyecto, detectar las desviaciones y ajustarlas.
• Identificación de los rubros que conforman el EDC (Estimativo de costos) y la revisión constante de su grado de precisión o de incertidumbre, mediante el input que ofrece la progresión de las ingenierías y estudios técnicos.
• Definición en su momento anticipado de cada una de las estrategias base (cómo es la mejor forma de hacer el proceso de…?)
• Gestión oportuna y correcta de los riesgos y mitigación oportuna y de los stakeholders e implementación de las estrategias para estos.

5. ALGUNOS MODELOS DE MADURACIÓN

Se presentan en la siguiente gráfica (Fuente: tomados de Internet):

6. QUÉ ES UN PROYECTO?

Es un conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas  que se llevan a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, a través del direccionamiento de recursos.

Se desarrolla por fases, en cada una de las cuales hay un frente gerencial y uno técnico; en el frente gerencial el gerente de proyecto lidera actividades que están agrupadas en los Grupos de Proceso o en las áreas de gestión.

Los proyectos pueden clasificarse según:

• Su tamaño (clasificación realizada por cada compañía y generalmente asociada al valor del Presupuesto): Grandes, medianos y pequeños.
• Su nivel de riesgo: El nivel de riesgo que representa la ejecución del proyecto para la compañía y puede ser Alto, medio o bajo. Cada compañía en función de este nivel de riesgo debe tomar la decisión de si realiza o no el proyecto y bajo que medidas de control y mitigación.
• El tipo de proyecto: 
• De inversión nueva o crecimiento (por ej., realización de una nueva planta o sede, una nueva línea de producción, ampliación de la producción). Aquí se incluyen los proyectos de ampliación.
• Ambiental, salud, seguridad física, gestión social o de responsabilidad social empresarial: Son proyectos orientados a cumplir normativas obligatorias (ej.: cambios en el marco ambiental que requiere el cumplimiento de un menor nivel de contaminación) o la realización de una gestión de la compañía hacia la comunidad (ej.: gestión social).
• Optimización: estos proyectos permiten revisar en el entorno internacional cómo se realizan los procesos y con qué infraestructura, tecnología y software y se busca la optimización de estos procesos en función de ahorros y mejores controles. También se evalúan los sistemas y equipos de producción que cumplen ciertos años y se verifica si a través de cambios se puedan optimizar para que continúen su funcionamiento con mayor funcionalidad.
• Mantenimiento.
• Otros.

7. QUÉ ES UN PROGRAMA?

Es el conjunto de proyectos que tienen componentes en común, sinergias y están dirigidos al cumplimiento de un mismo objetivo macro.

8. ENTOCES, QUÉ ES MADURAR UN PROYECTO?

Es la realización de un acompañamiento a lo largo de cada una de las fases que componen el ciclo de vida, de manera que se cumplan todos los requisitos que debería tener para poder ser materializado con éxito. Comprende todas aquellas actividades que promueven el aseguramiento del uso efectivo del capital y la materialización de las mejores inversiones.

La maduración de los proyectos trae ventajas como:

9. EL PORTAFOLIO DE SELECCIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS

Por lo general, empresas medianas y grandes tienen un Portafolio en donde se relacionan las iniciativas, necesidades y proyecciones de la compañía.

Estas iniciativas son estudiadas, valoradas y se ponen a competir para convertirse en Proyectos aprobados a desarrollar.

Estos proyectos nacen con una información base:

• Tipo de proyecto.
• Objetivo.
• Alcance preliminar.
• CAPEX (Estimado de costo de la inversión – Costo de servilleta).
• Beneficios económicos esperados (Ingresos, VPN y TIR).
• Tiempo en que se requiere que inicie su operación (Time Line).
• Competencia en el mercado – Análisis.
• Stakeholders base identificados.
• Riesgos preliminares (tipo negocio y oportunidad en el mercado).

10. FASE 1:   IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

En esta Fase se contextualiza la información base del proyecto (aún no se genera el primer estudio como la ingeniería Conceptual).

Como información a trabajar se realiza:

• Objetivo (especificación y detallamiento – técnica SMART: Específico, Medible, Alcanzable, Realista y acotado en función del Tiempo).
• Alcance preliminar con mayor detalle (WBS).
• Alternativas identificadas para ejecutar el proyecto.
• Cronograma – (Time Line) comparativo de cada alternativa.
• EDC (Estimado de costos) de cada alternativa.
• OPEX (Estimado de costos operativos, puede ser paramétrico).
• Beneficios económicos esperados (Ingresos).
• Competencia en el mercado – Análisis con mayor detalle.
• Stakeholders base identificados, junto con sus expectativas y estrategias.
• Riesgos de caso de negocio.
• Estrategia de ejecución (Gerencia e Ingeniería, gruesa la de compras).
• Caso de negocio (incluye viabilidad financiera).

11. ALCANCE Y LA WBS DEL PROYECTO

WBS – Work Breakdown Structure. Estructura desglosada de trabajo. Es la representación gráfica del alcance del proyecto.

Se puede realizar con WBS Chart Pro (software), con un software de mapas mentales o incluso con EXCEL.

En la siguiente ilustración se presenta una WBS preliminar de un proyecto:

12. EL TIME LINE DE FASE 1 O CRONOGRAMA PRELIMINAR

En la siguiente gráfica se muestra un ejemplo cronograma comparativo de dos alternativas que serán evaluadas en la Fase siguiente:



En esta gráfica se observa visualmente la mejor alternativa, con respecto a los tiempos de ejecución y se traduce la estrategia implícita en la mejor.

13. LA ESTRATEGIA DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Cómo mínimo, se debe establecer la mejor forma o el mejor proceso para ejecutar:

• Definición del driver del proyecto.
• El gerenciamiento: Gerente del proyecto, Gerente de la construcción, Gerente de riesgos y la selección del mejor equipo que compone el proyecto para cada área de gestión (líderes).
• La ejecución de las ingenierías.
• La realización de las compras y contrataciones (se tendrán compras críticas y tempranas o anticipadas?).
• La ejecución de la construcción y el montaje.
• El cierre del proyecto (Técnico y Administrativo).

14. FASE 2:   DEFINICIÓN Y CONGELAMIENTO DE LA MEJOR ALTERNATIVA

En esta Fase se realiza formalmente la Ingeniería Conceptual (inicialmente para las alternativas propuestas y al final su terminación para la alternativa seleccionada) y se detallan las siguientes gestiones:

• Acta de constitución del proyecto firmada (Project Charter).
• WBS (paquetes de trabajo detallados, incluye entregables, no actividades)
• Identificación stakeholders: expectativas, su apoyo, poder, interés, influencia, impacto, dependencia; para tener estrategias de atención.
• PMT (Plan maestro de trabajo) – Cronograma en Project o Primavera.
• EDC (Estimado de costos) con apoyo de la Ing. conceptual de la alt. Final, incluye el cálculo de la contingencia y de la escalación.
• Gestión de riesgos: Realización primer taller formal con el equipo base.
• Plan de ejecución proyecto: Documentación todas las áreas de gestión.
• Matriz de evaluación y selección de las alternativas (Multi criterio o PAJ).
• Prácticas de incremento de valor implementadas - PIVs.
• Implementación de lecciones aprendidas al inicio e identificación por aprender al final de la fase.
• Evaluación del grado de definición del proyecto y nivel de riesgos.
• Documentación del proyecto para su aprobación (incluye viabilidad financiera).

15. ÁREAS DE GESTIÓN TÍPICAS DE UN PROYECTO

Las siguientes son las áreas de gestión típicas que sacan adelante, en forma integrada, un proyecto:

• Alcance.
• Tiempo – Cronograma.
• Costo – Estimado de costos  y antes de Fase 4, aprobado como Presupuesto.
• Riesgos.
• Calidad.
• Ingeniería.
• Compras y contrataciones.
• Construcción y montaje.
• Ambiental.
• Social.
• HSE.
• Predial.
• Legal.
• Financiera.
• Seguridad física.
• Stakeholders.
• Comunicaciones y control de la información.
• Gestión humana.
• Servicios Adminsitrativos.
• Comisionamiento.
• Control de cambios.

16. EJEMPLO MATRIZ MULTI CRITERIO

Una de las herramientas aplicable para la selección de alternativas es la siguiente matriz (se presenta el siguiente ejemplo):

17. PROCESO ANALÍTICO JERÁRQUICO - PAJ

Otra herramienta para la toma de decisión de la mejor alternativa es la aplicación metódico del PAJ, el cual permite a través de una comparación por partes, evaluar criterios y también subcriterios de decisión.

En la siguiente gráfica se ilustra un ejemplo de los resultados de esta herramienta:

18. PRÁCTICAS DE INCREMENTO DE VALOR (Fuente: IPA)

Son la recopilación y aplicación de mejores prácticas para la optimización de los proyectos y se resumen a continuación:

19. EVALUACIÓN FINANCIERA

Presenta la viabilidad financiera del proyecto y se realiza mediante el cálculo de un flujo de caja libre (en la mayoría de los casos) y la determinación de indicadores financieros, como se ilustra a continuación:

La evaluación financiera de un proyecto permite tomar decisiones Directivas, según la fase en que se encuentre el proyecto y los indicadores resultado.

Se pueden realizar sensibilizaciones determinísticas (en una fase temprana, por ejemplo, calcular el VPN y luego sensibilizar cual sería el máximo valor de CAPEX o inversión a efectuar en el punto de equilibrio, con un VPN igual a cero). También se pueden realizar sensibilizaciones probabilísticas con las variables más relevantes y permite detectar cuáles son las variables de mayor sensibilidad y que se deben monitorear periódicamente porque pueden impactar fácilmente al proyecto.

20. EVALUACIÓN DEFINICIÓN DEL PROYECTO Y NIVEL DE RIESGO

Al final de la Fase 2 se debe tener congelado el Alcance de la alternativa seleccionada y tener al menos la definición de (con apoyo de herramientas tipo check list como PDRI – Project definition rating index – Licencia de C.I.I.) - Ver Blog: http://definicionpdri.blogspot.com

21. FASE 3:   PLANEACIÓN DEL PROYECTO

En esta fase se continúa detallando las diferentes gestiones del proyecto, para el aseguramiento de la construcción y el montaje, adicional al detallamiento de las gestiones de la Fase 2, se efectúa:

• Ingeniería Básica (algunas veces se fusiona con la de detalle –típica de la fase 4-, según la estrategia de ingeniería).
• Identificación de interferencias (constructivas y con equipos y líneas existentes).
• Aseguramiento de la Constructibilidad de la ingeniería (Talleres de Constructibilidad).
• Gestión de compras y contrataciones de equipos críticos y gestión anticipada de estas (según la estrategia de compras y contrataciones).
• Taller de riesgos para compras críticas y anticipadas (tipo What if). Ver Blog: http://gestionderiesgoscomprastempranas.blogspot.com/
• Definición detallada de la estrategia de construcción y montaje para la ejecución del proyecto.
• Gestión detallada de compras y contrataciones, para asegurar la fecha oportuna de las PO (Órdenes de Compra) de los equipos y servicios requeridos.
• En algunos casos inicios de actividades de construcción, como:
• Adecuación de terrenos (terraceos, perímetros, seguridad, fundaciones preliminares).
• Inicio de fabricación de equipos y estructuras base.
• Otras.
• Emisión de términos de referencia para la contratación de las obras y servicios (según la estrategia seleccionada y aprobada). Estos deben tener la prevención de posibles reclamaciones de los contratistas y como mínimo incluir gestiones de:
• HSE.
• Seguridad física.
• Detallamiento alcance técnico.
• Detallamiento alcance administrativo.
• Gestión de control de la obra en tiempo y costo.
• Control de los riesgos y responsabilidad en el manejo de estos.
• El objetivo de estos términos de referencia es tener muy claro las responsabilidades de las partes, los alcances y las gestiones mínimas por cada una, para minimizar las reclamaciones, con sobre costos y retrasos en las entregas.

Todas las demás gestiones realizadas para cada área de gestión se detallan y aprueban por el Gerente del Proyecto.

22. EDC - ESTIMATIVO DE COSTOS - GRADO DE PRECISIÓN

En la siguiente gráfica se relacionan las clases de un EDC:

23. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO - LECCIONES APRENDIDAS

Como se ilustra en la pirámide, la base está en la recopilación de los datos, procesarlos para obtener la información, analizarlos para desarrollar conocimiento, comunicarlos para generar inteligencia, aplicarlos para la decisión, formularlos para la acción e implementarlos para generar valor. Se recomienda realizar la implementación de lecciones aprendidas de proyectos similares al inicio y generación de lecciones por aprender antes del cierre de cada fase del proyecto.

24. FASE 4:   EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Es la fase más delicada del proyecto y en donde el impacto de un riesgo materializado es el más costoso.

Es la fase en donde se implementa y se aplica todo el esfuerzo de la planeación.

Es clave el aseguramiento de:

• Integración del proyecto.
• Contar con el mejor equipo de profesionales y expertos.
• Aseguramiento de la Constructibilidad (taller).
• Aseguramiento de interferencias (modelamientos 3D).
• Gestión al detalle para asegurar las compras y contrataciones oportunas y en el momento preciso.
• Control detallado de las obras, mediante un PDT (Plan detallado de Trabajo o cronograma específico por contratista). Detección de desviación y ajustes con aprobaciones en campo (bitácoras). Reuniones periódicas con cada contratista y verificación en campo de los avances reales.
• Control y documentación detallado del Presupuesto aprobado.
• Control y gestión detallada de riesgos con la implementación de los planes de acción y la preparación de los planes de contingencia y los fallbacks para la materialización de algunos.
• Gestión del cambio y documentación a detalle.
• Documentación de todo el proyecto y más con los contratistas (Actas) para la minimización de reclamaciones.
• Aseguramiento y definición del proceso para de las pruebas de funcionamiento preliminar (precommissioning y commissioning).
• Aseguramiento de los insumos para las pruebas de funcionamiento.
• Contratación del acompañamiento del equipo de ingeniería, fabricantes de equipos, expertos y equipo base de operación del cliente, para las pruebas.
• Arranque y generación progresiva de las estabilización del proceso.
• Entrega formal y documentada a operaciones, junto con manuales de operación y mantenimiento y cumpliendo los requerimientos del usuario final.

25. FASE 5:   OPERACIÓN

Es la fase en donde se tendrá el resultado del proyecto y en donde se debe terminar de realizar el cierre técnico y continuar el apoyo con:

• Cierre administrativo, financiero y total del proyecto.
• Verificación de los indicadores de operación para seguimiento (trazabilidad total) de la estabilización y operación en las capacidades acordadas con el proyecto y los fabricantes.
• Verificación de las vigencias de los amparos de calidad y correcto funcionamiento (estabilidad de las obras civiles), para tener la adecuada cobertura en las primeras etapas de operación.
• Evaluación del proyecto en cuanto a los cambios incurridos en el alcance, el tiempo y costo planeados vs ejecutados y cada una de las gestiones de las diferente áreas involucradas (revisión indicadores).

26. DERECHOS DE AUTOR

Este artículo no tiene derechos de autor y es libre de utilizar por quien lo consideré útil para el desarrollo de sus actividades. La información se puede seleccionar con el mouse, copiar y pegar en una hoja de texto. En caso de copiar en forma exacta, favor hacer mención del autor. Mil gracias.

Espero que estos apuntes sean de su interés, cualquier apoyo o acompañamiento será con mucho gusto, solamente contáctenos.

Mil gracias.

Para complementación de alguno de los puntos o mayor detalle, pueden contactar a:



Ing. Jaime Granados Roa
E-mail: jgranados@diprotech.co
Celular: (57) 320 916 40 97

Diprotech SAS
www.diprotech.co
Ciudad: Bogotá - Colombia.

Otros artículos que le pueden interesar: 

#		TÍTULO
1		Como lograr reuniones efectivas.
		http://lasreunionesefectivas.blogspot.com/
2		TIPs claves para la gestión funcional de un proyecto.
		http://mejorespracticasparagestionproyectos.blogspot.com
3		PDRI - Herramienta para medir la definición de un proyecto (Tipo Infraestructura).
		http://definicionpdri.blogspot.com
4		Gestión del conocimiento: Identificación de lecciones por aprender.
		http://identificacionleccionesporaprender.blogspot.com/
5		Gestión del conocimiento: implementación de lecciones aprendidas.
		http://implementacionleccionesaprendidas.blogspot.com/
6		Generalidades de la gestión de riesgos en proyectos de inversión.
		http://gestionderiesgosgeneralidades.blogspot.com/
7		Gestión de riesgos en una fase temprana (planeación) de un proyecto.
		http://gestionderiesgosfasetemprana.blogspot.com/
8		Gestión de riesgos en la definición de las estrategias de un proyecto.
		http://gestionderiesgosdefinicionestrategias.blogspot.com/
9		Optimización de talleres para identificar riesgos en proyectos de inversión.
		http://optimizaciontalleresriesgos.blogspot.com
10		Gestión de riesgos en una fase intermedia (planeación avanzada) de un proyecto.
		http://gestionderiesgosfaseintermedia.blogspot.com/
11		Gestión de riesgos en compras anticipadas o tempranas y equipos y servición críticos.
		http://gestionderiesgoscomprastempranas.blogspot.com/
12		Gestión integrada de riesgos con todas las áreas de gestión de un proyecto.
		http://gestionderiesgosintegrada.blogspot.com/
13		Gestión de riesgos materializados de un proyecto.
		http://gestionderiesgosmaterializados.blogspot.com/
14		Gestión de riesgos durante la ejecución (construcción y montaje) de un proyecto.
		http://gestionderiesgosejecucion.blogspot.com/
15		Gestión de riesgos durante las pruebas (precommissioning and commissioning) y la puesta en marcha y operación.
		http://gestionderiesgospca.blogspot.com/
16		Gestión de riesgos en el cierre de un proyecto.
		http://gestionderiesgoscierreproyecto.blogspot.com/
17		IGR: Índice de gestión de riesgos en proyectos
		http://igrderiesgos.blogspot.com/
18		Gestión de riesgos en proyectos: cálculo de contingencia y escalación (en Presupuesto y en Cronograma).
		http://gestionderiesgoscontingencia.blogspot.com/
19		Contrato de prestación de servicios para construcción de Obra.
		http://contratoconstruccion.blogspot.com
20		Como realizar la gestión de prioridades.
		http://gestionarprioridades.blogspot.com
21		Maduración de proyectos de inversión
		http://maduraciondeproyectos.blogspot.com
22		Toma de decisiones: Matriz multicriterio o multiatributo.
		http://matrizmulticriterio.blogspot.com
23		Portafolio gestión de proyectos de inversión
		http://portafoliogestionproyectos.blogspot.com